DIAGRAMAS DE FLUJOS

DIAGRAMAS DE FLUJOS

Al diagrama de flujo, también conocido como flujograma de procesos, se encarga de representar una secuencia de pasos lógicos, necesarios para realizar una tarea. Es una representación gráfica donde se desglosa de forma secuencial un proceso, se usan en cualquier actividad dentro de las empresas industriales o de servicios.

Características de los diagramas de flujo:

•           Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.

•           Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a os analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretación.

•           De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas.

Reglas para la construcción del Diagrama de Flujo

·         Todos los símbolos utilizados deben estar conectados.

·         A un determinado símbolo, le pueden llegar varias líneas.

·         A un símbolo de decisión, le pueden llegar varias líneas, pero sólo deben salir 2 (Si o No).

·         Al símbolo de inicio en ningún caso le llegan líneas.

·         Del símbolo de fin, nunca podrán partir líneas.

·         Diagramas de flujo, simbología

Los símbolos básicos usados al realizar diagramas de flujo son:

·         Inicio / fin

·         Proceso / operación

·         Entrada y/o salida de datos

·         Decisión

·         Línea de flujo

Tipos de diagramas de flujo:           

·         Formato vertical: El flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

                                 

Formato horizontal: El flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

Formato panorámico: El proceso entero está representado en un solo diagrama, tanto en sentido vertical como horizontal, permitiendo distintas acciones simultáneas.

Formato arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo.

Diagrama de bloques de modelo matemático: Es el utilizado para representar sistemas físicos (reales). Cada uno de los bloques que componen el sistema físico es generalmente una simplificación de la realidad, lo que permite un tratamiento matemático razonable.

 

Diagrama de bloques de procesos de producción: Es un diagrama utilizado para indicar la manera en la que se elabora cierto producto, especificando la materia prima, la cantidad de procesos y la forma en la que se presenta el producto terminado. 

¿Para qué sirven los Diagramas de Flujo?

·         Los diagramas de flujo se utilizan con múltiples fines y formas, algunos casos en que son útiles son:

·         En la planificación de proyectos.

·         En el diseño de programas mediante la programación ordenada.

·         En la documentación de algún proceso.

·         En el control y auditoria de un proceso, a fin de detectar posibles ineficiencias o malos funcionamientos.

·         En la creación de mapas de algoritmos informáticos.

·         En la creación de documentación sobre flujos de trabajo.

Errores frecuentes en la construcción de un diagrama de flujo

Los errores más frecuentes a la hora de construir un flujograma y que habría que evitar son:

Flujograma incompleto

Por ejemplo, faltan actividades. Este error suele suceder en representaciones de procesos largos.

El responsable de elaborar el flujograma tiende a resumir, al considerar que el número de actividades desarrolladas es muy amplio y que su dibujo y lectura posterior pueden hacerse tediosos. En este caso, podrían perderse de vista oportunidades de mejora, al no tener claras todas las actividades.

No hay armonía en la presentación de los símbolos

Es importante definir qué simbología se va a usar y ajustarla en tamaño, colores y diseño para facilitar de un vistazo la comprensión del proceso en cuestión.

Definir actividad sin incluir un verbo de acción

Este es un error frecuente, pero fatal.

Imagina que defines una actividad como «Documento». Sí, pero ¿qué haces con él? ¿Redactarlo? ¿Aprobarlo? ¿Revisarlo?

Las interpretaciones pueden ser infinitas y hacer que el diagrama de flujo sea inservible.

No comenzar o terminar con él símbolo adecuado

Para algo se ha creado la simbología, para utilizarla y homogeneizar la terminología de los procesos, así que, intenta usar la adecuada.

Utilizar entradas y salidas como si fueran actividades

Se trata de un mal uso del símbolo de entrada y salida, al que se le da rango de actividad. Las entradas y salidas deben llegar a una actividad o partir de ella, no constituir actividades en sí mismas.

Flujograma en sube‐baja

En un afán por tratar de recoger todo el proceso en una sola hoja, quizás por desconocimiento de cuál es la forma correcta o por cualquier otra causa, se dibuja el flujograma como si estuviésemos subiendo y bajando una montaña. Con esto no se consigue el resultado más apropiado.

Entrecruzar líneas

Lleva a confusión e influye en la limpieza del diagrama, por lo que se debe evitar el cruce de líneas y, en caso de hacerlo, se debe usar algún tipo de «puente gráfico» para advertir del cruce de líneas.

Olvidarse de las flechas

En algunos casos, la no utilización de flechas puede dar lugar a equívocos sobre la continuidad correcta del flujo de actividades. Esto se agrava si además las líneas se cruzan.

Herramienta online para hacer diagramas de flujo

Hoy en día, es difícil pensar en hacer estos diagramas en papel y lápiz. Está claro que puedes hacer bocetos, pero existen multitud de herramientas online que nos facilitan la vida.

Microsoft Word tiene las características básicas para hacer diagramas de flujo, pero si buscas algo más profesional, te presento Lucidchart, que es la que uso yo. Está en Inglés, pero es muy intuitiva.  Tiene versión gratuita y de pago. Yo hasta ahora con la versión gratuita, me he arreglado perfectamente.

Aplicaciones del Diagrama de Flujo

Entre las ventajas de utilizar el diagrama de flujo, es posible resaltar que él:

• Mejora la comprensión del proceso de trabajo.

• Muestra los pasos necesarios para la realización del trabajo.

• Crea normas estándar para la ejecución de los procesos.

• Demuestra la secuencia e interacción entre las actividades / proyectos.

• Puede ser utilizado para encontrar fallas en el proceso.

• Se puede utilizar como fuente de información para el análisis crítico.

• Facilita la consulta en caso de dudas sobre el proceso.